Productividad: ¿Cómo te organizas?


(Pedro Enrique Martínez) #1

Como organizais vuestro día a día, trabajo, proyectos, etc.
No lo pongo en tecnología porque quizás haya quien no use ninguna app/software para ello. Yo mismo me organizo últimamente con libreta y boli con éste método :writing_hand:


(Javier Lacort) #2

Con las apps (en Mac y iPhone sobre todo) de Notas y Recordatorios para lo personal. En algunos casos de notas o listas, compartidas con mi pareja. Para lo laboral, también Notas, y Trello. Sobre todo con eso.


(Victoria Pérez ) #3

Yo también uso las Bullet Journal para organizarme, soy fan de las libretas y de escribir en pluma. Mi sistema supongo que es una simplificación del ZTD (Zen to Done). Mayoritariamente hago listas y recordatorios.

Por la mañana o noche anterior, tengo una especie de momento “zen” en el que me organizo el día siguiente… y sólo sigo mis propias instrucciones a lo largo de ese día. Funciona, esos 5 minutos ponen todo el día en perspectiva.

Además de esa, digámosle agenda, tengo un “libro” manuscrito sobre libros, que nombro porque muchas veces uso esas notas propias como pistones de ideas para los artículos. Dirán que es excesivo, pero no lo es. Yo leo mucho —sumaron 41 libros en 2016, van 9 en 2017— y mi forma de memorizar y absorber conocimiento es escribiendo, tan solo leído no se me queda tanto.

Las apps “diferentes” se reducen simplemente las que usamos en Hipertextual, la verdad: Slack, Trello, necesariamente Mail… A veces uso las Notas si me pilla en mal momento apuntar y luego las paso, pero apps intento tener pocas o aprovechar predeterminadas en momentos puntuales sin serles fiel. Uso Instapaper por su maravillosos minimalismo y es posible que a lo largo de la semana guarde algún artículo o estudio, e incluso que lo pase a Kindle si es especialmente largo y espeso, pero en general soy más amante de suscripciones por correo para que todo termine en el mismo lugar.

Para mi la simplicidad es la clave de la productividad porque es profundamente adictivo perder el tiempo buscando cómo aprovechar más el tiempo, así que me limito a usar dos o tres cosas básicas y decir que no a muchas otras cosas y tratar de recordar que más no siempre es mejor. Hay demasiadas opciones, a veces eso complica los resultados.

Actualización:
Viendo lo específicos que están siendo todos —lo que me parece genial— me voy a extender un poco más. También uso el sistema 100:10:1 en la propia Bullet, del cual yo misma escribí en Hipertextual, me enamoré personalmente de él y por eso lo recomendé. Al menos una vez a la semana he de hacer vaciado personal de ideas. Normalmente es el domingo, me siento y digo: “bueno, no nos movemos de aquí hasta que sepa de qué puedo escribir esta semana”. A veces no sale sino para el lunes, no se crean.

Ciertamente había olvidado nombrar el calendario y vérselo a los demás me lo ha recordado. Sí que lo uso. Es más principal para mi la Bullet, pero es verdad que siempre he pasado las fechas, especialmente las del trabajo. Uso la predeterminada del ecosistema, en los últimos tiempos es por tanto la de Mac, y soy feliz con que se actualice en todas partes directamente desde que me manden un mail. También dejo que se actualicen los contactos porque soy horrible recordando personas.

El mail, ya que estamos, es mi pozo séptico. Necesito tres cuentas sincronizadas en Mail para priorizar y no volverme loca: la personal, la de revistas y boletines y la laboral. Las consulto a horas distintas, sólo está abierta la laboral desde por la mañana, no dejo que se sincronicen las otras, las cuales solo miro: personal al final del día; la de revistas los viernes o sábados.

Ahora sí creo que eso es todo.


#4

Uso Today Calendar Pro y Keep de Google para la organización del día a día, eventos semanales o compras. Luego tengo una pequeña pizarra y cuelgo posits con lo necesario. Para temas de la universidad y horario de lunes a viernes tengo un calendario hecho con word, con un planning que se intenta respetar cada semana.

Para Hipertextual uso Slack, Trello y una carpeta bien organizada en mi escritorio :slight_smile:


(Eduardo Arcos) #5

Para mi la herramienta definitiva de organización para casi cualquier ámbito (equipos, empresas, personas en una casa y aspectos personales) es Trello. Aunque está en inglés, en Lifehacker publicaron hace un tiempo una guía de como usarlo para organizar toda tu vida.

Trello es gratis y es una verdadera maravilla.


(César Ruiz) #6

Para calendario uso Fantastical 2, tareas OmniFocus, Evernote para anotaciones y guardar artículos, iCloud para guardar documentos y Slack para coordinar a mis equipos de trabajo :blush:


(Jorge Hernández) #7

Lo que yo uso:

  • Método Bullet Journal para agenda generica, anotaciones, sugerencias, ideas, etc.
  • TodoIst como mi lista de tareas (Ademas, da puntaje en Karma).
  • Google Calendar para agendar reuniones con otras personas.
  • Keep lo uso para notas (cuando no tengo mi libreta) o recordatorios personales, ademas de incluir snippets de cualquier cosa.
  • Y suelo medir, en la medida de lo posible, cosas que me ayuden a saber que tan productivo soy, usando herramientas como RescueTime o WakaTime.
  • Uso Trello personalmente, y con mi equipo de trabajo mediante SCRUM para proyectos.
  • Ademas de algunas herramientas mas para cuestiones de administración de proyectos.

(Alejandro Garcia) #8
  • Evernote para notas
  • Google Sheets para llevar el presupuesto del hogar (compartido con la jefa :P)
  • Spark para correos (hasta ahora bastante bien)
  • Apple Calendar conectado por supuesto a google calendar también
  • Slack para el trabajo (y por desgracia a veces hangout)
  • Textexpander para todo. 100% recomendado

(Nicolás Rivera) #9

Soy bastante maniático con esto y cambio constantemente mi sistema, pero ahí va cómo me distribuyo ahora:

  • Para gestionar tareas uso Todoist. Ahí meto todas las tareas que quiero hacer, clasificadas por proyectos/categorías/prioridad y con una fecha máxima de finalización. Si la tarea tiene una hora fija de comienzo y/o fin, también la meto en el calendario junto a las citas/reuniones/eventos. Por ejemplo: si tengo que entregar un documento a una hora determinada, lo meto en el calendario; si basta con entregarlo a lo largo del día, lo meto en Todoist con su nivel de prioridad correspondiente y su categoría.
  • Para gestionar calendarios, iCloud y las apps predeterminadas de Apple para Mac y iOS. No obstante, he de reconocer que cambio muy frecuentemente con Fantastical y Calendars 5.
  • Notas de Apple para notas (valga la redundancia).
  • Últimamente también recurro mucho a una Moleskine para hacer un registro diario de mis tareas completadas y de determinadas cosas que tengo que ir controlando. Me es bastante útil para ver lo productivo que ha sido el día (o no) y tomar medidas si es necesario.
  • Para guardar documentos personales sensibles: iCloud Drive. Para guardar documentos que probablemente tenga que compartir: Google Drive / Dropbox.
  • Para guardar artículos pendientes: Instapaper. ¿Por qué? Simplemente por la lectura de artículos con voz, muy útil para cuando voy por la calle. Además puedo hacerlo desde el Apple Watch.

(Borja López) #10

Productividad: Hace 3 años empecé a implementar la metodología GTD en mi día a día. El comienzo fue duro acostumbrándome a anotar todas las tareas y a buscar la app adecuada. Probé prácticamente todas: todoist, things, omnifocus, remember the milk… Finalmente me quedé con Omnifocus en la versión Pro. Lo tengo organizado todo por proyectos y tareas con fechas de finalización y de disponibilidad. Así puedo centrarme cada día en lo que verdaderamente puedo hacer fijándome en las perspectivas que tengo creadas. También tengo generadas treas recurrentes que se repiten y algún proyecto con tareas (modelo) para copiar y pegar en proyectos similares.
Arrancar lleva trabajo pero una vez que coges el hábito todo va sobre ruedas. :relaxed:

Calendario: Uso Fantastical porque me permite añadir citas en el calendario mediante texto. (ej: reunión en oficina mañana a las 10 alerta 1 hora)

Notas: Aquí me he quedado con Evernote Premium. El buscador es muy rápido y encuentro lo que busco rápidamente. También suelo enviar a mi cuenta de correo de Evernote los correos que tienen algo de información (archivo adjunto) que quiera conservar.


#11
  • Para gestionar mis tareas personales y lista de la compra compartida: Wunderlist, además en Android la uso combinada con Arrow Launcher, por lo que la tengo a un simple scroll, totalmente inmediata. Por lo general, todas las tareas van ahí, organizadas por carpetas según si sea personal, de estudios o otros proyectos. Para tareas banales, también suelo usar los recordatorios de Cortana.

  • Para calendario, y sincronizado con lo anterior, Outlook en Android.

  • Para notas breves y rápidas, Keep, aunque no soy muy fan. Para notas y anotar pensamientos, así como tomar apuntes, OneNote, combinado con libretas A5 que suelo llevar en la mochila. No uso OneNote para notas rápidas porque en Android es realmente lento -unido a su lentitud de sincronización-, y su funcionamiento hace que me ocupe demasiado espacio en el terminal y quizás su estructura sea demasiado rígida para ello.

  • Para la organización de un festival, conseguí implantar usar Trello, que me parece una herramienta brutal. Me quedé con la espina de implantar sistemas de comunicación con canales y más integrados con él, como puede ser Slack, pero fue imposible, cambiar las costumbres de la gente es realmente complicado y ahí sigue, en WhatsApp.

  • Estuve probando Toggl durante el anterior cuatrimestre, y aunque bastante contento y los reports me parecieron útiles y significativos, he de decir que no lo seguí usando.

  • De cara archivos, principalmente uso OneDrive con 1TB de Almacenamiento, junto a Dropbox y Drive de cara a trabajos grupales y proyectos ajenos.

  • En cuanto a lectura: Feedly, un fundamental + Pocket sincronizando los artículos guardados mediante IFTT. Sé que @earcos, no es muy fan de Pocket, y sí que tiene problemas graves como que fagocita la publicidad que permite a muchos medios sobrevivir, además de ser un agujero negro de artículos que muchas veces que no se leerán, pero me parece la mejor forma de guardar para más tarde y categorizar artículos frente a la avalancha de la información a la que nos sometemos actualmente pareja a la falta de tiempo libre en nuestro día a día. Por ello, muchas veces también mando artículos longform mediante Send to Kindle, para leer con calma y sin distracciones. De forma inversa, desde el móvil, suelo mandar webs al Opera mediante Pushbullet.

  • Por último, y vital para concentrarme: Cold Turkey, tanto en Windows como en Android. Permite bloquear todas las webs y apps dentro de unas listas, pudiendo gestionar límites de tiempo, programación por calendario, descansos, etc.


(David González ) #12

Hola permar2,

Usas un clásico: libreta y bolígrafo, muy respetable e infalible. Te recomiendo Todoist en su versión Premium. Es una herramienta potente, sencilla y la puedes adaptar a tus necesidades profesionales y personales.

Buen tema de conversación.

Saludos.


(Albert) #13

Yo suelo usar notas tradicionales y tambien wunderlist para recordatorios, para gestion de tiempo toggl, para mi es lo mejor nada mas


(Eduardo Arcos) #14

Es verdad, no me gusta, me parece que son unos parásitos, pero no soy ciego. Se que es la mejor herramienta para guardar artículos y leerlos después. El hecho que lo sean significa que hay bastante espacio para competir en ese campo.

Aunque, el hecho que solo tenían 10 millones de usuarios activos al mes me hace saber que sólo lo usábamos geeks, early adopters y comunicadores.


(Carlos S.) #15

Utilizo pocket para guardar el link, pero cuando deseó leer el artículo generalmente lo abro en el navegador. Más si es la página de hipertextual :sunglasses:


(Manuel Robles) #17
  • Recordatorios: si tiene fecha y hora, pero no es un evento.
  • Apple Calendar: para eventos o citas.
  • Fantastical 2: para gestionar Recordatorios y Apple Calendar.
  • Apple Mail: fiel seguidor del inbox zero. Todos los correos importantes los envío y archivo a Evernote.
  • iCloud: para archivos personales que no tengo previsto compartir.
  • Dropbox: para archivos susceptibles de ser compartidos.
  • Instapaper: aplicación para leer después.
  • Scannable: aplicación para digitalizar documentos, que luego envío a Evernote.
  • Drafts: aplicación para tomar notas. La uso mucho en combinación con Evernote.
  • Today: para gestión de hábitos que estoy adquiriendo.
  • 1Password: aplicación para archivar contraseñas y otros datos personales.
  • Evernote: es mi almacén digital. Prácticamente todo va a parar allí. Tengo 3 carpetas y lo gestiono con etiquetas. (+7.000 notas).

Después de mucho probar, uso Evernote como lista de tareas. En una nota, dividida por días, pongo las tareas y eventos que tengo. Es un sistema adaptable a casi cualquier aplicación (podría hacerlo con Markdown, si se diera el caso).


(Ferran Muñoz) #18

Pues yo la verdad, después de leer el post veo que soy bastante clásico en este sentido. No uso ninguna app para recordar cosas, lo tengo todo en mi cabeza y para temas de trabajo, tengo una libreta donde apunto todas las notas así sueltas. Es lo que tiene ser programador, que con una hoja de papel y boli ya nos apañamos (y fijate, en casa del herrero, cuchillo de palo).

Eso si, tengo un Excel que me sirve de cuadro de mando y tengo todo organizado por pestañas (tareas organizadas por prioritarias, resumen mensual, etc…), donde realizo gráficos y cálculos automatizados (incidencias diarias, mensuales, tipo, etc…). El correo si, el Outlook (un clásico) y para temas de agenda, pues una agenda de toda la vida donde voy apuntando todo :slight_smile:

He intentado usar apps para tema de organización, pero solo el hecho de sacar el smartphone para apuntarlo me da bastante pereza :smile:


(Enrique Baltodano) #19

Una hoja de calculo de Google Drive, y listo con eso organizo mi vida laboral, personal.


(César Martínez G ) #20

Gran tema, me va a servir las sugerencias que aporten, he probado agendas fisicas, apps y termino haciendome un verdadero desastre. Me falta mucha organizacion :frowning:


(Mónica Redondo) #21

Yo me apunto las cosas en una pizarra que tengo colgada en la pared de mi cuarto. A lo vintage.